Privacyverklaring voor kandidaten

Onze privacy is belangrijk voor Globalization Partners, Inc. en haar dochterondernemingen en filialen („Globalization Partners”, „onze”, „wij” of „ons”). In deze privacyverklaring voor kandidaten („Privacyverklaring”) wordt uitgelegd hoe we de persoonlijke gegevens of persoonlijke informatie („Persoonlijke informatie”) van sollicitanten verzamelen, gebruiken, delen en beschermen tijdens de sollicitatieprocedure. Persoonlijke informatie betekent alle informatie die een individu direct identificeert of die een persoon identificeerbaar maakt wanneer deze wordt gecombineerd met andere informatie, zoals uw naam, adres, lidmaatschaps- en/of studentennummer, NI-nummer, paspoortnummer, belasting-ID, kwalificaties, geboortedatum, foto's. Globalization Partners is de beheerder van uw persoonlijke informatie. In geval van een conflict tussen deze privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving, geldt ook de toepasselijke wetgeving. Door uw persoonlijke gegevens aan ons in te dienen, erkent u dat:

• U hebt deze Privacykennisgeving gelezen en begrepen en gaat akkoord met het gebruik van uw Persoonlijke Informatie zoals hierin uiteengezet.

• Uw Persoonsgegevens kunnen wereldwijd worden overgedragen en verwerkt, ook in landen die mogelijk niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming bieden als uw eigen land, voor de doeleinden en op de wijze zoals aangegeven in deze Privacyverklaring.

• U bent niet verplicht om ons gevraagde informatie te geven, maar als u dat niet doet, kan het ertoe leiden dat wij uw kandidatuur voor de functie waarop u hebt gesolliciteerd niet kunnen voortzetten.

• Al uw verklaringen zijn waar en correct naar uw beste weten en overtuiging, en u hebt niet bewust enige gerelateerde informatie van negatieve aard weggelaten. Het verstrekken van onjuiste informatie kan ervoor zorgen dat u niet meer in aanmerking komt voor werk.

• Deze privacyverklaring maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst die wordt aangeboden aan kandidaten die zijn ingehuurd door Globalization Partners.

Persoonlijke informatie die we verzamelen

De soorten persoonlijke informatie die wij van u vragen en de manier waarop we deze verwerken, worden bepaald door de vereisten van het land waar de functie waarop u solliciteert zich bevindt, en niet door het land waar u woont. Als u op meer dan één locatie solliciteert of als de functie waarvoor u solliciteert beschikbaar is in meer dan één land, worden de soorten persoonlijke informatie die we van u vragen en de manier waarop we deze verwerken bepaald door de vereisten van alle landen waar de positie zich bevindt.

We verzamelen meestal persoonlijke informatie rechtstreeks bij u wanneer u solliciteert naar een functie bij ons, zoals uw naam, adres, contactgegevens, foto's en video's, werk- en opleidingsgeschiedenis, prestaties, identiteitsdocumenten en testresultaten. Als u een aanbod van ons ontvangt, kunnen we vervolgens een antecedentenonderzoek uitvoeren en, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, kunnen we ook gegevens verzamelen met betrekking tot strafbare feiten en procedures, evenals met betrekking tot de sanctiestatus, door deze te screenen op externe, openbaar beschikbare databases en wereldwijde sanctielijsten. We verzamelen ook soortgelijke persoonlijke informatie over u van derden, zoals professionele wervingsbureaus, uw referenties, eerdere werkgevers, werknemers van Globalization Partners met wie u een interview hebt gevoerd of die uw kandidatuur hebben aanbevolen, en, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, aanbieders van antecedentenonderzoeken op het werk. We kunnen ook persoonlijke informatie over u online verzamelen, voor zover u ervoor hebt gekozen deze informatie openbaar beschikbaar te stellen. We kunnen uw profiel bijvoorbeeld vinden op professionele sociale media-websites (zoals LinkedIn en/of XING) en contact met u opnemen over geschikte functies.

Gevoelige persoonlijke informatie is een subset van persoonlijke informatie die etniciteit, gezondheid, vakbondslidmaatschap, filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid en andere categorieën omvat zoals wettelijk voorgeschreven. We kunnen gevoelige persoonlijke informatie over een kandidaat verzamelen voor zover dit is toegestaan volgens de toepasselijke wetgeving (bijvoorbeeld Amerikaanse wetgeving inzake gelijke kansen) en om onze inspanningen te ondersteunen om een inclusieve en diverse werkomgeving te creëren. We kunnen ook gevoelige persoonlijke informatie verzamelen voor zover een kandidaat ervoor kiest, zonder te worden gevraagd, deze vrijwillig openbaar te maken tijdens het wervingsproces. Onder beperkte omstandigheden en voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, kunnen we ook gevoelige persoonlijke informatie verzamelen met betrekking tot gezondheid en medische kenmerken, zoals de status van infectie, testresultaten en vaccinatiestatus, om te voldoen aan onze verplichtingen op het gebied van volksgezondheid en veiligheid op het werk en om het bedrijf en zijn werknemers, klanten en derden te beschermen.

U bent niet wettelijk of contractueel verplicht om ons persoonlijke informatie te verstrekken tijdens de sollicitatieprocedure. Als u ons echter uw persoonlijke informatie niet verstrekt, kunnen we uw sollicitatie niet goed of helemaal niet verwerken.

Gebruik van uw persoonlijke informatie

We verzamelen en gebruiken uw persoonlijke informatie voor legitieme redenen op het gebied van HUMAN RESOURCES en bedrijfsbeheer, waaronder:

• het identificeren en evalueren van kandidaten voor een mogelijke baan, evenals voor toekomstige functies die mogelijk beschikbaar komen;

• het bijhouden van administratie met betrekking tot werving en aanname;

• het waarborgen van de compliance van wettelijke vereisten, waaronder die met betrekking tot de volksgezondheid en de veiligheid op het werk;

• het bevorderen van onze diversiteits- en inclusieprogramma's en -praktijken;

• het uitvoeren van achtergrondcontroles, waaronder, voor zover toegestaan door de toepasselijke wet, en als u een aanbod van ons ontvangt, strafbladcontroles;

• het beschermen van onze wettelijke rechten voor zover wettelijk toegestaan of toegestaan; en

• de werkplek beschermen en communiceren met medische professionals, wetshandhavers of andere overheidsinstanties in geval van een noodsituatie of volksgezondheidsgebeurtenis, zoals wanneer de gezondheid of veiligheid van u of een of meer personen in gevaar kan komen, waaronder, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, het delen van gegevens over de status van een infectie, testresultaten en vaccinatiestatus.

We kunnen uw persoonlijke informatie ook gebruiken voor analysedoeleinden van Globalization Partners, onder meer in geaggregeerde/gepseudonimiseerde vorm, om ons wervings- en aannameproces te verbeteren en ons vermogen om succesvolle kandidaten aan te trekken te vergroten.

Wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonlijke informatie

Door gegevens van sollicitanten te verwerken, kunnen we het wervingsproces beheren, de geschiktheid van een kandidaat voor een baan beoordelen en bevestigen en beslissen aan wie we een baan aanbieden. Om te voldoen aan de gegevensbeschermingswetten hebben we een wettelijke basis nodig om uw persoonlijke gegevens te verwerken. De onderstaande tabellen beschrijven de manieren waarop we uw persoonlijke informatie gebruiken en de rechtsgrondslagen waarop we ons daarbij baseren. Waar passend hebben wij ook onze legitieme belangen bij het verwerken van uw persoonlijke gegevens uiteengezet. Tabel A behandelt de persoonlijke informatie die we verzamelen en bewaren tot aan de shortlistfase van het wervingsproces. Met de term shortlisting bedoelen we elk onderdeel van het wervingsproces dat plaatsvindt tot het moment dat een voorwaardelijk aanbod van werk wordt gedaan. Tabel B behandelt de persoonlijke informatie die we verzamelen en bewaren voordat we een definitieve beslissing nemen over werving.

Speciale Categoriegegevens

Wanneer de informatie die wij verwerken informatie van een speciale categorie betreft, zoals uw gezondheidsgegevens, zijn de aanvullende verwerkingsgrondslagen waarop wij ons baseren:

Waar u Globalization Partners uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven voor de verwerking.

Waar verwerking noodzakelijk is in verband met de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen en de uitoefening van onze wettelijke rechten als uw werkgever.

Waar de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Achtergrondvertoning

Als u een aanbod van ons ontvangt, kunnen wij een achtergrondcontrole op u uitvoeren of een derde partij opdracht geven dit namens ons te doen. Een antecedentenonderzoek wordt alleen uitgevoerd indien dit is toegestaan volgens de wetgeving die van toepassing is op de locatie waar de positie zich bevindt en voor zover dat nodig is en in verhouding staat tot de rol die u wordt aangeboden. Een antecedentenonderzoek omvat alleen criminele achtergrondgegevens en toetsing aan de hand van wereldwijde sanctielijsten, voor zover wettelijk toegestaan. Onze wettelijke basis voor antecedentenonderzoek is onze noodzaak om precontractuele maatregelen te nemen met betrekking tot het aangaan van onze arbeidsrelatie, evenals ons legitieme belang om uw geschiktheid voor een baan te beoordelen door een weloverwogen beslissing te nemen om aan te nemen. Als een achtergrondcontrole vereist is, kunt u worden benaderd door een externe aanbieder van achtergrondcontroles om toestemming te vragen voor het vrijgeven van uw gegevens, en op dat moment krijgt u meer informatie over het proces en welke persoonlijke gegevens het kan omvatten.

Ontvangers van gegevens en internationale gegevensoverdrachten

Uw persoonlijke informatie is mogelijk toegankelijk voor recruiters en interviewers die werken in het land waar de positie waarvoor u solliciteert, evenals voor recruiters en interviewers die in verschillende landen binnen de wereldwijde organisatie Globalization Partners werken. Personen die administratieve functies uitvoeren en IT-personeel binnen Globalization Partners hebben mogelijk ook beperkte toegang tot uw persoonlijke informatie voor zover dat nodig is om hun werk uit te voeren. In sommige landen hebt u volgens de lokale wetgeving mogelijk minder rechten dan in het land waar u woont, maar we hebben wettelijke mechanismen ingevoerd om te zorgen voor adequate gegevensbescherming voor uw persoonlijke informatie wanneer deze wordt verwerkt door dochterondernemingen en filialen van Globalization Partners binnen de wereldwijde organisatie Globalization Partners en door de dienstverleners van Globalization Partners, waaronder de overdracht van uw persoonlijke informatie naar andere landen dan die waar u woont.

Wij maken gebruik van externe dienstverleners voor het leveren van een recruitmentsoftwaresysteem. Wij delen uw Persoonlijke Gegevens ook met andere externe dienstverleners die ons kunnen assisteren bij het identificeren en werven van talent, het uitvoeren en evalueren van pre-employment screening en tests en het verbeteren van onze wervingspraktijken.

Behalve voor zover nodig om de gebruiken en doeleinden van Globalization Partners te bereiken die in deze privacyverklaring worden beschreven, maken we uw persoonlijke informatie niet bekend aan derden. We verbieden onze dienstverleners ook om uw persoonlijke informatie te gebruiken voor niet-Globalization Partners doeleinden. Wij delen of verkopen uw persoonlijke informatie verder niet aan derden.

We handhaven processen die zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat elke verwerking van persoonlijke informatie door externe dienstverleners in overeenstemming is met deze privacyverklaring en om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van uw persoonlijke informatie te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Uw persoonlijke gegevens kunnen worden overgedragen aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of het Verenigd Koninkrijk (VK). Uw persoonlijke informatie kan bijvoorbeeld worden gedeeld met een van onze buitenlandse kantoren indien nodig of wanneer u Globalization Partners een internationale scheidsrechter verstrekt. Wanneer gegevens buiten de EEA en het VK worden overgedragen, gebeurt dit op basis van passende waarborgen, bijvoorbeeld, indien van toepassing, de EU Standard Contractual Clauses en het UK Addendum op de EU Standard Contractual Clauses, uitgegeven door het UK Information Commissioner's Office onder artikel119A(1) van de UK Data Protection Act 2018.

Daarnaast kunnen we uw persoonlijke informatie openbaar maken of overdragen in geval van een reorganisatie, fusie, verkoop, joint venture, toewijzing of andere overdracht of vervreemding van ons bedrijf of een deel ervan.

Hoe wij uw persoonlijke informatie beschermen

We hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen om te voorkomen dat persoonlijke informatie per ongeluk verloren gaat of op ongeoorloofde wijze wordt gebruikt of benaderd. We beperken de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot degenen die een oprechte zakelijke behoefte hebben om deze te weten. Degenen die uw persoonlijke gegevens verwerken, doen dit alleen op een geautoriseerde manier en vallen onder een vertrouwelijkheidsplicht.

We hebben ook procedures om eventuele vermoedelijke databeveiligingslekken aan te pakken. We zullen u en eventuele relevante toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke databeveiligingslek waar wij wettelijk verplicht zijn dit te doen.

Uw rechten

In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving kunt u een of meer van de volgende rechten hebben:

• recht om te weten, toegang te krijgen tot en informatie op te vragen over de persoonlijke informatie die wij over u bezitten, inclusief de details over hoe wij die informatie gebruiken en met wie we deze delen;

• recht om een kopie op te vragen van de persoonlijke informatie die wij over u bewaren;

• recht om uw persoonlijke informatie te wijzigen, corrigeren of te corrigeren als een van de over u bewaarde informatie onjuist of verouderd is;

• recht op overdraagbaarheid van uw persoonlijke gegevens;

• recht om verwijdering van uw persoonlijke gegevens aan te vragen;

• het recht om te eisen dat wij de verwerking van uw persoonlijke informatie stoppen of dat wij de verwerking van uw persoonlijke informatie beperken;

• recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonlijke informatie in te trekken, voor zover onze verwerking gebaseerd is op uw toestemming als wettelijke basis voor de verwerking. Dit recht is mogelijk niet van toepassing als er andere wettelijke redenen zijn om de verwerking voort te zetten of als we bepaalde persoonlijke informatie moeten bewaren waar dit volgens de toepasselijke wetgeving vereist of toegestaan is; en/of

• Recht om ons instructies te geven over de verwerking van uw persoonlijke gegevens in geval van overlijden.

Daarnaast, en waar toegestaan door de toepasselijke wet, kunt u het recht hebben om een klacht in te dienen bij een bevoegde gegevensbeschermingsinstantie.

Gegevensbehoud

Wij bewaren Persoonsgegevens die wij tijdens het wervingsproces over u verzamelen niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt.

Als u een aanbod om bij ons in dienst te treden accepteert, worden alle relevante Persoonsgegevens die tijdens de periode voorafgaand aan uw indiensttreding zijn verzameld, onderdeel van uw personeelsdossiers en bewaard in overeenstemming met de specifieke landelijke vereisten en met de privacyverklaring die van toepassing is op werknemers van Globalization Partners die tijdens het inwerkproces wordt verstrekt.

Als wij u niet in dienst nemen, kunnen we uw persoonlijke gegevens toch blijven bewaren en gebruiken voor een bepaalde periode (die per land kan verschillen) voor systeembeheer, om u te overwegen voor toekomstige functies en om onderzoek uit te voeren. Daarna bewaren we een minimale hoeveelheid van uw persoonlijke gegevens om uw wervingsactiviteiten bij ons vast te leggen.

We moeten uw informatie mogelijk langer bewaren wanneer we uw persoonlijke informatie nodig hebben om te voldoen aan de toepasselijke regelgeving of rapportagevereisten, wettelijke verplichtingen, of wanneer we deze nodig hebben voor onze legitieme doeleinden, bijvoorbeeld om ons te helpen bij het beantwoorden van vragen of klachten, het bestrijden van fraude, het reageren op verzoeken van toezichthouders, het oplossen van geschillen, het handhaven van onze overeenkomsten, enz.

Bestaan van geautomatiseerde profilering en besluitvorming

Wij voeren geen verwerkingsactiviteiten uit die geautomatiseerde profilering en/of geautomatiseerde beslissingen omvatten.

Contact

Als u uw rechten wilt uitoefenen of als u zich zorgen maakt over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt, kunt u contact opnemen met de Globalization Partners Privacy Office:

Email: privacy@globalization-partners.com (add “Personal Information Access” in the subject line).